De goedkoopste backoffice bleek de duurste: vijf lessen over wat administratie een uitzendbureau echt kost

Bijna elke uitzendondernemer kent het moment. Het bureau groeit, er komen opdrachtgevers bij en de maandag gaat op aan uren verwerken en loonstroken controleren. Dan komt de vraag of uitbesteden niet slimmer is. Het eerste wat ondernemers dan willen weten, is de prijs. Maar wie alleen naar het tarief van een partner kijkt, vergelijkt appels met peren. Deze vijf lessen laten zien waar de echte kosten zitten.

Waarom bestaat er geen standaardprijs voor een backoffice?

Omdat de kosten afhangen van je volume, je structuur en de manier waarop je de backoffice wilt inrichten. Vier factoren bepalen de prijs: je urenvolume, de complexiteit van je organisatie, of je voorfinanciering nodig hebt en hoeveel verzuim je hebt. Werk je met meerdere cao's, met arbeidsmigranten, met de ET-regeling of met meerdere bv's en labels, dan wordt de administratie zwaarder. Bij grotere volumes daalt de prijs per uur juist, omdat processen efficiënter worden.

Hoe reken je je eigen backoffice eerlijk door?

Tel alles bij elkaar wat je backoffice per jaar kost: de salarissen van je backofficemedewerkers inclusief werkgeverslasten, de licenties voor je software, de jaarlijkse certificeringen en audits zoals NEN en VCU, en de externe ondersteuning die je inhuurt. Deel dat totaal door het aantal uren dat je flexkrachten in een jaar werken. Dan weet je wat je backoffice per gewerkt uur kost, en pas dan kun je dat bedrag naast het tarief van een partner leggen.

Welke kosten vergeten ondernemers bijna altijd?

De kosten die niet op een factuur staan. Denk aan je eigen managementtijd, het herstellen van fouten en correcties, facturen die later de deur uitgaan dan nodig, en de afhankelijkheid van die ene medewerker die alles weet. Valt die twee maanden uit, dan staat de verloning van je flexkrachten onder druk, terwijl zij gewoon elke week op hun loon rekenen. Juist die posten maken het verschil tussen een backoffice die goedkoop lijkt en een die goedkoop is.

Betaal je een percentage of een tarief per uur?

Backofficepartners werken meestal met een van deze twee modellen. Bij een percentage van de omzet besteed je de volledige backoffice uit, is de partner (mede) juridisch werkgever en zijn voorfinanciering, debiteurenbeheer en verzuimmanagement vaak inbegrepen. De kosten bewegen dan mee met je omzet. Bij een tarief per gewerkt uur blijf je zelf juridisch werkgever, regel je de financiering zelf en besteed je alleen de administratie of een deel daarvan uit. Dat model past vooral bij bureaus die intern al veel goed hebben ingericht.

Over kosten backoffice heeft Flexhub een uitgebreide uitleg gepubliceerd, met een rekenmodule waarin je je eigen situatie kunt doorrekenen.

Wanneer is zelf doen gewoon de betere keuze?

Uitbesteden is niet voor elk bureau goedkoper. Naarmate je groeit, dalen de interne kosten per uur. Heb je een team van ervaren salarisadministrateurs die elkaar kunnen vervangen, werk je met één cao die je door en door kent en heb je genoeg werkkapitaal om lonen voor te schieten, dan kan een eigen backoffice prima uit. Uitbesteden wordt vooral interessant zodra de administratie zwaarder en minder schaalbaar wordt, bijvoorbeeld bij een tweede label of een eerste groep arbeidsmigranten.

Hoe werkt dat in de praktijk bij een backofficepartner?

Bij Flexhub, de backofficepartner voor uitzend- en detacheringsbureaus uit Hardinxveld-Giessendam, kun je kiezen uit beide modellen. Met het Complete pakket is Flexhub juridisch werkgever en betaal je een percentage van de omzet, met voorfinanciering altijd inbegrepen. Met Independent blijf je zelf werkgever en betaal je een tarief per gewerkt uur. In het Complete pakket factureert Flexhub niet aan jou: de inlener betaalt het bruto uurloon maal de kostprijsfactor plus jouw marge aan Flexhub, en jij krijgt je marge binnen 5 werkdagen na facturatie uitbetaald.

Klaas Vermeulen, klant van Flexhub, schrijft in een Google-review: "Het team denkt proactief mee en fungeert als een echte businesspartner." Flexhub werkt met ruim 25 jaar ervaring in de flexbranche voor meer dan 100 uitzend- en detacheringsbureaus en wordt door klanten aanbevolen met een 4,9 uit 73 Google-reviews.