Ontslag bij reorganisatie: wanneer mag een werkgever werknemers ontslaan?

Een reorganisatie kan voor een bedrijf noodzakelijk zijn wanneer kosten oplopen, de markt verandert of de organisatie anders moet worden ingericht. Daarbij kan het nodig zijn om arbeidsplaatsen te laten vervallen. Een werkgever kan echter niet zomaar bepalen welke functies verdwijnen en welke werknemers moeten vertrekken. Voor bedrijfseconomisch ontslag gelden duidelijke wettelijke regels.

Voor werkgevers is het daarom belangrijk om een reorganisatie zorgvuldig voor te bereiden. Niet alleen de bedrijfseconomische noodzaak moet worden onderbouwd, ook de medezeggenschap, de selectie van werknemers en de mogelijkheden voor herplaatsing spelen een belangrijke rol.

Wanneer mag een werkgever arbeidsplaatsen laten vervallen?

Bij ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden is in beginsel voorafgaande toestemming van het UWV nodig. Een werkgever heeft daarbij ruimte om zelf strategische keuzes te maken. Het UWV gaat in principe niet op de stoel van de ondernemer zitten. Ook een onderneming die nog winst maakt, kan daarom besluiten dat een reorganisatie noodzakelijk is.

Een algemene verwijzing naar veranderende marktomstandigheden of hogere kosten is echter onvoldoende. De werkgever moet aannemelijk maken dat arbeidsplaatsen structureel komen te vervallen en dat de reorganisatie noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Een goed onderbouwd reorganisatieplan is daarbij van groot belang. Daarin staan onder meer de aanleiding, doelstelling, financiële gevolgen, nieuwe organisatiestructuur en personele consequenties.

Welke onderbouwing is nodig voor een reorganisatie?

De financiële en organisatorische onderbouwing vormt een belangrijk onderdeel van een reorganisatie. Denk aan ontwikkelingen in omzet, kosten, orders, winstgevendheid en toekomstige verwachtingen. Ook moet duidelijk worden welke besparingen met de reorganisatie worden bereikt en waarom het vervallen van arbeidsplaatsen daaraan bijdraagt.

Het gaat daarbij niet alleen om cijfers. De werkgever moet ook inzichtelijk maken hoe de organisatie er na de reorganisatie uit komt te zien. Welke functies verdwijnen, welke functies veranderen en welke functies blijven bestaan? Hoe de nieuwe organisatiestructuur wordt ingericht, moet logisch aansluiten bij de bedrijfseconomische doelstelling.

Welke rol heeft de ondernemingsraad?

Bij een reorganisatie van belangrijke omvang heeft de ondernemingsraad doorgaans adviesrecht. De ondernemingsraad moet daarvoor op een moment worden betrokken waarop het advies nog daadwerkelijk invloed kan hebben op het voorgenomen besluit.

Een werkgever kan de ondernemingsraad dus niet pas informeren nadat de nieuwe organisatiestructuur al volledig is uitgewerkt en feitelijk wordt uitgevoerd. De medezeggenschap moet een reële mogelijkheid hebben om het voorgenomen besluit te beoordelen en alternatieven aan te dragen.

De werkgever hoeft het advies van de ondernemingsraad niet automatisch over te nemen. Wanneer van het advies wordt afgeweken, moet de werkgever dit wel schriftelijk en gemotiveerd laten weten. In bepaalde situaties geldt vervolgens een opschortingstermijn voordat het besluit kan worden uitgevoerd.

Wanneer zijn vakbonden betrokken bij een reorganisatie?

Naast de ondernemingsraad kunnen ook vakbonden een belangrijke rol spelen. Bij een voorgenomen collectief ontslag kunnen de regels van de Wet melding collectief ontslag, de WMCO, van toepassing zijn. Dat is onder meer het geval wanneer binnen een periode van drie maanden en binnen één werkgebied van het UWV de arbeidsovereenkomsten van ten minste twintig werknemers worden beëindigd.

De werkgever moet in die situatie het collectieve ontslag melden bij het UWV en de betrokken vakbonden raadplegen. Het doel daarvan is niet alleen het informeren van werknemersvertegenwoordigers. Er moet ook worden gekeken naar mogelijkheden om ontslagen te voorkomen of het aantal ontslagen te beperken en naar maatregelen om de gevolgen voor werknemers te verzachten.

Een sociaal plan kan daarbij een belangrijke rol spelen. Daarin kunnen bijvoorbeeld afspraken worden gemaakt over vergoedingen, begeleiding naar ander werk, vrijstelling van werk, scholing en andere voorzieningen voor werknemers die door de reorganisatie worden geraakt.

Wie komt bij een reorganisatie voor ontslag in aanmerking?

Wanneer duidelijk is welke arbeidsplaatsen verdwijnen, moet worden bepaald welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Een werkgever kan daarbij niet simpelweg zelf bepalen welke werknemers blijven en welke werknemers vertrekken.

Eerst moet worden vastgesteld welke functies onderling uitwisselbaar zijn. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de inhoud van de werkzaamheden, de benodigde kennis en vaardigheden, het niveau van de functie en de arbeidsvoorwaarden. Binnen een categorie uitwisselbare functies moet vervolgens in beginsel het afspiegelingsbeginsel worden toegepast.

Wat is het afspiegelingsbeginsel?

Het afspiegelingsbeginsel is bedoeld om te voorkomen dat een werkgever willekeurig werknemers selecteert. Het uitgangspunt is dat de leeftijdsopbouw binnen een categorie uitwisselbare functies na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk blijft.

Binnen de verschillende leeftijdsgroepen komt in beginsel de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking. De toepassing van het afspiegelingsbeginsel vraagt om een zorgvuldige analyse van de functies en werknemers. Een verkeerde indeling kan gevolgen hebben voor de rechtmatigheid van het ontslag.

Moet een werknemer eerst worden herplaatst?

Voordat ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden kan plaatsvinden, moet de werkgever onderzoeken of herplaatsing mogelijk is. Daarbij moet worden gekeken of de werknemer binnen een redelijke termijn in een andere passende functie kan worden geplaatst.

Het onderzoek beperkt zich niet altijd tot de oorspronkelijke afdeling. Ook andere functies binnen de onderneming of binnen de groep van ondernemingen kunnen relevant zijn. Wanneer scholing nodig is om een werknemer geschikt te maken voor een passende functie, moet ook die mogelijkheid worden meegenomen.

Kan ontslag met wederzijds goedvinden?

Een reorganisatie hoeft niet altijd via een UWV-procedure te verlopen. In de praktijk kan een werkgever ook met een werknemer afspraken maken over het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Die afspraken worden doorgaans vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.

Daarbij moeten werkgever en werknemer vrijwillig tot overeenstemming komen. In een vaststellingsovereenkomst kunnen afspraken worden gemaakt over onder meer de einddatum, een eventuele vergoeding, vrijstelling van werk en de afwikkeling van vakantiedagen. Een werknemer doet er goed aan de overeenkomst zorgvuldig te laten beoordelen voordat deze wordt ondertekend.

Hoe bereid je een reorganisatie juridisch goed voor?

Een reorganisatie vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Eerst moet duidelijk zijn waarom de organisatie moet veranderen en welke bedrijfseconomische doelstelling daarmee wordt bereikt. Vervolgens moet de nieuwe organisatiestructuur worden uitgewerkt en moeten de gevolgen voor functies en werknemers inzichtelijk worden gemaakt.

Daarna komen de medezeggenschap, eventuele WMCO-verplichtingen, de toepassing van het afspiegelingsbeginsel en het herplaatsingsonderzoek aan bod. Pas wanneer deze onderdelen zorgvuldig zijn doorlopen, kan worden bepaald welke ontslagroute passend is.

Een juridisch goed voorbereide reorganisatie verkleint daarmee het risico op procedures en vertraging. Tegelijkertijd zorgt een transparante aanpak ervoor dat werknemers tijdig weten waar zij aan toe zijn en welke mogelijkheden er zijn om ontslag te voorkomen of de gevolgen ervan te beperken.